پیاده سازی_نرم افزار

خدمات همكاري در پیاده سازی ماژول ها

شركت‌ دایا تدبیر فرتاک، ارايه‌ي خدمات موثر و كارآمد به مشتريان را همواره در زمره‌ي عمده‌ترين و محوري‌ترين فعاليت‌هاي خويش قرار داده است. هم اكنون اين شرکت با بهره‌گيري از چندين سال تجربه‌ي پياده‌سازي سيستم‌هاي اطلاعات مديريت در بیش از 200  سازمان و موسسه‌ي  و با اتكا بر دانش و تخصص خود،  خدمات گوناگون و كارآمدي را به مشتريان خويش ارايه مي‌دهد. يكي از مهم‌ترين خدماتي كه توسط شركت‌ دایا تدبیر ارايه مي‌شود، خدمات همكاري درپیاده سازی ماژول های مجود یاد خریداری شده کارفرمایان است.

در اين نوشتار، توضيحاتي درباره‌ي خدمات همكاري در پیاده سازی ماژول ها، ضرورت‌ها، نيازها، اهداف و دستاوردها و مزاياي بهره‌گيري از آن آورده مي‌شود.

مدیر پروژه

تعريف همكاري در پیاده سازی ماژول ها

همكاري در پیاده سازی ماژول ها مجموعه خدماتي است كه شرکت دایا تدبیر به شكل منظم و برنامه‌ريزي شده براي عملياتي ساختن و بهره‌برداري از نرم‌افزارهاي خریداری شده شرکتها ارايه مي‌دهد.

خدمات همكاري در پیاده سازی ماژول ها شامل موراد زير مي‌باشد:

  • تخصيص مدير و تيم پروژه و برگزاري جلسه اول جهت معرفي پروژه و اعضاء تيم
  • تشكيل كميته‌ي راهبري سيستم‌ها
  • تهيه‌ي برنامه زمان‌بندي هر يك از مراحل كار پروژه
  • مطالعه و بررسي‌هاي اوليه و امكان‌سنجي نصب و پیاده سازی ماژول ها نرم‌افزار‌هاي خريداري شده (گزارش شناخت)
    (سخت افزار، اطلاعات پايه، آمادگي پرسنل و …)
  • نصب و پيكربندي نرم‌افزارها
  • مشاوره در زمينه‌هاي اصلاح كدينگ و تغيير روال‌هاي موجود جهت انطباق با نرم‌افزار
  • نظارت بر ورود اطلاعات
  • رفع اشكالات كاربري
  • گزارش‌گري ماهيانه پيشرفت كار
  • شناسايي و اعلام به موقع مشكلات پيشرفت پروژه
  • ارايه‌ي راهكارهاي لازم براي حل مشكلات
  • تنظيم و نظارت بر تهيه‌ي گزارش‌هاي موجود در هر سيستم
  • تحويل سيستم به کارفرما

ضرورت‌هاي استفاده از همكاري در پیاده سازی ماژول ها

سيستم‌ها براي استفاده‌ي موسسه‌ها و سازمان‌هاي متوسط و بزرگ اقتصادي تهيه شده‌اند و به همين دليل نيز نرم‌افزار‌هايي با حوزه‌ي امكانات گسترده هستند. پيكربندي (SETUP) اين نرم‌افزارها با توجه به شرايط خاص هر شركت يا سازمان، متفاوت است و اجراي نخستين آنها،  نياز به مهارت، تخصص، تجربه و تسلط ويژه‌اي دارد.

و در خیلی از شرکتها در اجرای سیستم های اطلاعاتی سازمان بنا به دلایل مختلف دچار مشکل شده اند، شركت‌ دایا تدبیر فرتاک، تجربه و تخصصي را كه طي پياده‌سازي اين سيستم‌ها در بیش از 200 سازمان و موسسه اقتصادي كسب كرده‌اند، در قالب خدمات همكاري در پیاده سازی ماژول ها و با هدف پياده‌سازي و بهره‌برداري سريع از نرم‌افزارها، در اختيار صاحبان بنگاه های اقتصادی قرار مي‌دهند. به سخني ديگر، از آن جايي كه در هر سازمانی كيفيت پیاده سازی ماژول ها سيستم‌ها در سازمان مشتري از اهميت ويژه‌اي برخوردار است، آماده‌سازي بسترهاي مناسب و فضاي سازمان براي پياده‌سازي سيستم‌ها و چگونگي بهره‌گيري از آنها، مهم‌ترين ركن خدمات همكاري در پیاده سازی ماژول ها را در دایا تدبیر تشكيل مي‌دهد.

استقرار
هدف

اهداف همكاري در پیاده سازی ماژول ها

هدف همكاري در پیاده سازی ماژول ها، جلوگيري از اشتباهات چشم‌گير در پيكربندي اوليه‌ي نرم‌افزارها  توسط كاربران و عملياتي‌ ساختن هر چه سريع‌تر آنها در سازمان مشتريان است. بديهي است راه‌اندازي سيستم‌ها براي كاربراني كه نخستين بار از سيستم‌ها استفاده مي‌كنند، بدون بهره‌گيري از چنين خدماتي به معني درگيرشدن با فرايندي طولاني و سرشار از آزمون و خطا خواهد بود كه حتا در صورت موفقيت نيز، نيازمند صرف زمان و هزينه‌هاي هنگفت است.

در حقيقت، هدف همكاري در پیاده سازی ماژول ها كاهش زمان و به دنبال آن هزينه‌هاي جانبي پياده‌سازي و راه‌اندازي سيستم‌ها است. بر اين اساس، همكاري در پیاده سازی ماژول ها تضمين كننده‌ي انجام موفقيت‌آميز اهداف مورد نظر مشتريان طي مدت زمان تعيين شده در قرارداد تولید کننده نرم افزار است.

دستاوردهاي همكاري در پیاده سازی ماژول ها

خدمات دایا تدبیر فرتاک در حوزه همكاري در پیاده سازی ماژول ها، در صورت نبود شرايط محدودكننده در سازمان مشتري، به استفاده‌ي موثر از نرم‌افزارها منجر مي‌شود. اين مسئله، در حوزه هر نرم‌افزار معناي خاص خود را دارد. به عنوان مثال، نتيجه اين همكاري، در سيستم حقوق و دستمزد، پرداخت حقوق واقعي كاركنان، در سيستم حسابداري، تهيه تراز آزمايشي براي ماه‌هاي تعيين شده، در سيستم انبار، ارسال سند مالي عمليات موردنظر به سيستم حسابداري پس از ورود اطلاعات تعدادي و ريالي، در سيستم فروش، صدور فاكتور فروش، در سيستم خزانه‌داري، انجام عمليات دريافت و پرداخت جاري شركت با استفاده از سيستم جديد است.

به سخني ديگر، نتيجه همكاري در پیاده سازی ماژول ها، دست‌يابي به دستاوردهاي ملموسي است كه از ديدگاه مشتريان بيان‌گر شروع بهره‌برداري از سيستم‌ها در حوزه‌هاي عملياتي هر يك از آنها است.

erm

تفاوت همكاري در پیاده سازی ماژول ها و آموزش

هدف از آموزش، آشنايي كاربران با امكانات و ظرفيت‌هاي سيستم و شيوه‌ي كار كردن با بخش‌هاي مختلف آن است. در فرايند آموزش، شرايط خاص هر مشتري در نظر گرفته نمي‌شود. در حقيقت، هدف از آموزش، آشنايي كاربران با امكانات و توان‌مندي‌هاي عمومي نرم افزارها است.

در فرايند همكاري در پیاده سازی ماژول ها، علاوه بر آموزش امكانات و توان‌مندي‌هاي سيستم و نحوه كار با بخش‌هاي مختلف آن، اين مسئله مورد توجه قرار می‌گيرد كه با توجه به شرايط خاص هر مشتري چگونه بايد به بهترين شيوه از امكانات سيستم بهره برده شود. به سخني ديگر، مهم‌ترين بحث در فرايند همكاري در پیاده سازی ماژول ها آن است كه چگونه مي‌توان سيستم‌ها را در سازمان و موسسه هر مشتري خاص پياده‌سازي و عملياتي ساخت. به عنوان مثال، در آموزش سيستم حقوق و دستمزد مسئله مورد توجه آن است كه اين سيستم چگونه كار مي‌كند، اما در فرايند همكاري در پیاده سازی ماژول ها اين سيستم، بر اين نكته تاكيد مي‌شود كه چگونه مي‌توان با استفاده از سيستم حقوق و دستمزد، در يك زمان معين، حقوق كاركنان يك مشتري خاص را پرداخت كرد.

تفاوت همكاري در پیاده سازی ماژول ها و پشتيباني

هدف عمليات پشتيباني (يا نگه‌داري)، حفظ شرايط عملياتي نرم‌افزارهايي است كه پياده‌سازي شده‌اند. ارايه‌ي خدماتي همچون نصب گونه‌ي جديد نرم‌افزارها، خدمات آموزشي به كاركنان جديد مشتري يا آموزش امكانات جديد سيستم‌ها و بازيابي اطلاعات مشتري در مواقع بحراني، عمده‌ترين وظايف كارشناسان پشتيباني سيستم‌ها را تشكيل مي‌دهد. بر اين اساس، هدف از پشتيباني (نگه‌داري)، پیاده سازی ماژول ها و عملياتي ساختن نرم‌‌افزارها در سازمان مشتريان نيست، بلكه پشتيباني در پي حفظ شرايط عملياتي نرم‌افزارها پس از پیاده سازی ماژول ها و پياده‌سازي آنها طي فرايند بهره‌گيري و استفاده از آنها صورت مي‌پذيرد.

با توجه به نكات ياد شده، عمليات پشتيباني (نگه‌داري) هيچ‌گاه پايان نمي‌يابد و تا هنگامي كه مشتري از سيستم‌هاي خريداري شده استفاده مي‌كند و به درخواست او ادامه پيدا مي‌كند، اما همكاري در پیاده سازی ماژول ها فرايندي است كه تنها طي مدت قرارداد فروش جريان داشته و با پیاده سازی ماژول ها سيستم‌ها در سازمان مشتري و آغاز بهره برداري از آنها به پايان مي‌رسد.

آموزش

مراحل همكاري در پیاده سازی ماژول ها

  • تعيين مدير پروژه براي هر مشتري

براي آن كه كليه‌ي سيستم‌هاي خريداري شده در سازمان مشتريان به نقطه بهره‌برداري برسد و عملياتي شود، لازم است فعاليت‌هاي بسياري در حوزه‌هاي مختلف، تعيين، تعريف و زمان‌بندي شده و منابع كافي به آنها اختصاص يابد. بديهي است انجام برنامه‌ريزي‌هاي موردنياز و            تخصيص منابع مرتبط و از آن مهم‌تر پايش آن در طول مدت قرارداد، نيازمند تعيين فرد داراي صلاحيتي است كه بدون حضور وي ضمانت كافي براي تحقق اهداف تعيين شده وجود نخواهد داشت.

مدير پروژه، شخص با تجربه‌اي‌ است كه در تعامل با شخص نظير خود يا نماينده مشتري وظيفه دارد مجموع منابع دو سازمان (کارفرما و مجری) را براي تحقق اهداف قرارداد كه همان عملياتي‌ساختن سيستم‌ها است، تجهيز و راهبري كند. (قبلا در صفحه مدیرپروژه مفصل             توضیح داده شد) ضرورت وجود مدير پروژه به ويژه هنگامي احساس مي‌شود كه قرار است سيستم‌هاي متعدد و متفاوت در سازمان مشتريان راه‌اندازي شود.

تعيين مدير پروژه به ارتباطات دو سازمان (فروشنده و خريدار) در طول فرايند پياده‌سازي سيستم‌ها نظم بخشيده و به شفاف سازي وظايف و توقعات متقابل و جلوگيري از وقوع يا حل بحران‌هاي احتمالي با ارايه‌ي راهكارهاي مناسب و هشدارهاي به هنگام، ياري مي‌رساند.

شركت‌ دایا تدبیر فرتاک با برخورداري از همكاري مجموعه‌ي توان‌مندي از مديران مالي، اداري، بازرگاني و فناوري اطلاعات، توانسته است خدمات مديريت پروژه را در سطح قابل قبولي براي مشتريان خود فراهم سازد.

  • برنامه‌ريزي براي عمليات پیاده سازی ماژول ها سيستم‌ها

در صورتي كه نتيجه‌ي انجام بررسي‌هاي اوليه‌ي كارشناسان دایا تدبیر فرتاک از وضعيت حاضر مشتري و اقداماتي كه توسط مشتري براي فراهم آوردن الزامات اجراي پروژه مطرح شده انجام مي‌شود، مدير پروژه را قانع سازد كه شرايط يا عوامل محدود كننده‌ي اساسي براي         آغاز پروژه وجود ندارد يا توسط مشتري از ميان رفته و يا در حال برطرف شدن است،  وي برنامه‌ريزي عمليات اجرايي براي تحقق پروژه را به ياري شخص نظير خود در سازمان مشتري آغاز مي‌كند.

فرايند برنامه‌ريزي براي عمليات پیاده سازی ماژول ها سيستم‌ها، يك جريان تعاملي دو جانبه بين مدير پروژه  و شخص نظير در سازمان مشتري است. اين دو، مراحل متعدد راه‌اندازي هر سيستم را با توجه به ساختار نرم افزارها و امكانات مشتري تعريف و زمان‌بندي مي‌كنند.           بديهي است سقف زماني برنامه‌ريزي ياد شده، مدت زمان قرارداد ميان کارفرما و دایا تدبیر فرتاک خواهد بود. براي هر مرحله، ضرورت دارد مسئولان مرتبط از سوي دو طرف تعيين شوند. وظايف آموزشي، مشورتي و نظارتي در طول هر مرحله از برنامه بر عهده مسئول             تعيين شده از سوي دایا تدبیر فرتاک و وظايف اجرايي و كاربري بر عهده مسئول تعيين شده از سوي سازمان مشتري است.

دستاورد و نتيجه‌ي فرايند برنامه‌ريزي عمليات پیاده سازی ماژول ها سيستم‌ها، سندي به نام توافق‌نامه يا تفاهم‌نامه راه‌اندازي سيستم‌ها است كه توسط مدير پروژه و شخص نظير سازمان مشتري به امضا رسيده و مبنا و راهنماي  تمام فعاليت‌هاي بعدي تيم پروژه پياده سازي و                كاركنان مشتري خواهد بود. بديهي است اجراي صحيح و به هنگام توافق‌نامه عملياتي ياد شده، ضامن تحقق اهداف قرارداد در طول مدت تعيين شده آن است.

  • برنامه‌ريزي مراجعات

مدير پروژه، با هدف انجام وظايف آموزشي، مشورتي و نظارتي خويش و براي تحقق اهداف برنامه ريزي شده (توافق‌نامه نصب و راه‌اندازي) مراجعه‌هاي كارشناسان تيم خود را به سازمان مشتري تنظيم و به وي اعلام مي‌كند. در طول مراجعه‌هاي ياد شده،

خدمات زير توسط  تيم پروژه ارايه مي‌شود:

  • مشاوره كاربردي براي پياده‌سازي سيستم‌ها

ارايه‌ي مشاوره‌هاي مورد نياز با هدف اصلاح و انطباق سريع رويه وروال‌هاي جاري مشتري در حوزهاي مرتبط با معماري نرم‌افزارها، يكي ديگر از اهداف مهم مراجعات تيم پروژه است. كارشناسان تيم پروژه وظيفه دارند با ارايه‌ي به هنگام مشاوره‌هاي مورد نياز، مانع از          سردرگمي مشتري و توقف پروژه شوند. اين مشاوره‌ها از نظر ماهيت و محتوا حوزه‌ي وسيعي را شامل مي‌شود و به طور عمده در سه حوزه اصلي هر سيستم يعني اطلاعات پايه، عمليات و گزارش‌ها ارايه مي‌گردد.

  • اطلاعات پايه

اين بخش، همان گونه كه از نام آن پيدا است، تاثير تعيين‌كننده‌اي بر عملكرد كلي هر سيستم دارد و اصلاح اشتباهاتي كه در اين بخش پيش مي‌آيد، به طور معمول سخت و بسيار پرهزينه است   (مانند طراحي سرفصل‌هاي حساب، كدينگ اقلام انبار و…). بر اين اساس، دقت در        اين بخش با توجه به معماري يكپارچه نرم افزارها بسيار اساسي و ضروري است.

  •  عمليات

هدف از مشاوره‌هاي ارايه شده در اين بخش، آن است كه شيوه‌ي عمليات جاري مشتري با فرم‌هاي عملياتي موجود سيستم منطبق شود و كاربران بياموزند كه هر يك از فعاليت‌هاي جاري خود را با استفاده از كدام يك از فرم‌هاي عملياتي سيستم انجام دهند.

  • گزارش‌ها

در اين بخش، گزارش‌هاي مورد نياز مشتري شناسايي و دسته‌بندي شده و چگونگي تهيه‌ي آنها به كاربران ارايه مي‌شود.

     مشاوره‌هاي ارايه شده در حوزه‌هاي مورد اشاره، از نظر شكل (فرم) به طور عمده سه گروه نتيجه در بر خواهد داشت:

– چه عمليات يا روال‌هايي بايد حذف شوند؟

– چه عمليات يا رويه‌هايي بايد اصلاح و در صورت نياز دوباره طراحي شوند؟

– چه عمليات يا رويه‌هايي جديدي مورد نياز هستند و بايد ايجاد شوند؟

  • نظارت

يكي ديگر از مهم‌ترين اهداف مراجعات تيم پروژه، نظارت بر پيشرفت عمليات جاري كاربران با هدف شناسايي و پيش‌گيري از روي دادن اشتباه يا انحراف با اهميت احتمالي و انجام اقدامات اصلاحي به هنگام، در صورت رخ دادن آنها است.

  • ارايه گزارش

مدير پروژه، براي اطلاع‌رساني پيشرفت عمليات به مديريت ارشد مشتري، با هدف ترغيب آنان به اصلاح به موقع رويه و روال‌هاي نامطلوب يافت شده، نظام ارايه‌ي گزارش‌ منسجمي را (دست كم به صورت ماهانه) برقرار مي‌سازد. اين گزارش‌ها، از بخش‌هاي

اصلي زير تشكيل شده است:

  • مراجعات: در اين بخش، خلاصه مراجعات انجام شده در دوره مورد گزارش آورده مي‌شود.
  • مقايسه پيشرفت واقعي با برنامه عمليات پياده‌سازي سيستم‌ها: در اين بخش، مدير پروژه پيشرفت واقعي به دست آمده تا مقطع پايان دوره مورد گزارش را با برنامه‌ريزي انجام شده (توافق‌نامه نصب و راه‌اندازي) مقايسه كرده و وضعيت پروژه را از ديدگاه ميزان پيشرفت و يا عقب‌ماندگي آن از برنامه ياد شده، مشخص مي‌سازد.
  • مشكلات: در اين بخش، مدير پروژه، مشكلاتي كه پيشرفت پروژه را با كندي يا ركود مواجه كرده است، بيان مي‌كند.

  • اين مشكلات، حوزه‌هاي مختلفي را در برمي‌گيرند كه عمده‌ترين آنها عبارت‌اند از:

  • نبود كاربر براي سيستم‌ها.
  • صرف نكردن زمان كافي توسط كاربران براي انجام وظايف برنامه‌ريزي شده.
  • مقاومت كاربران در برابر تغييرات احتمالي در رويه و روال‌هاي جاري.
  • مشكلات سخت افزاري (شبكه، Server و …).

  • پيشنهادهاي اصلاحي:

مدير پروژه با توجه به مشكلات اشاره شده، پيشنهادهاي اصلاحي مورد نياز را ارايه و از مديريت ارشد مشتري درخواست همكاري براي برطرف كردن آنها مي‌كند.

  • تحويل سيستم‌هاي عملياتي شده به مشتري

مدير پروژه پس از پايان عمليات برنامه‌ريزي شده براي پياده‌سازي هر سيستم (بر اساس توافق‌نامه نصب و راه‌اندازي) آن را به نماينده مشتري به طور رسمي تحويل داده و تاييد وي را دريافت مي‌كند. نماينده مشتري با تاييد سند تحويل، اعلام مي‌دارد كه سيستم در سازمان او به بهره‌برداري رسيده و با موفقيت پیاده سازی ماژول ها يافته و وظايف همكاري در پیاده سازی ماژول ها با دایا تدبیر فرتاک به پايان رسيده است. پس از آن، در صورت تمايل و پذيرش مشتري، خدمات پشتيباني (نگه‌داري) سيستم‌ها توسط شركت‌هاي پشتيباني تولید کننده نرم افزار آغاز مي‌شود.